O que sai na planilha
A planilha é montada a partir dos próprios XML, com os valores exatamente como estão no arquivo, sem arredondamento. Ela tem uma aba para cada assunto:
- Notas: uma linha por NF-e ou NFC-e, com chave de acesso, modelo, série, número, data de emissão, tipo (entrada ou saída), natureza da operação, emitente e destinatário (CNPJ ou CPF, nome e UF), valor total da nota, valor dos produtos, frete, seguro, desconto, outras despesas, ICMS, ICMS-ST, IPI, PIS, COFINS, valor aproximado dos tributos, situação, protocolo de autorização e a conferência dos totais. No fim da aba, o total das notas autorizadas e o total de todas as linhas.
- Itens: uma linha por item, com código do produto, descrição, NCM, CFOP, CST ou CSOSN, quantidade, unidade, valor unitário, valor total, desconto, ICMS, ICMS-ST, IPI, PIS e COFINS.
- Totais: os itens somados por CFOP e as notas somadas por emitente.
- NFS-e: uma linha por NFS-e de padrão nacional, com prestador, tomador, código e descrição do serviço, competência, valor do serviço, descontos, base de cálculo, alíquota e valor do ISS, ISS retido, IRRF, CSLL, contribuição previdenciária, PIS e COFINS, total de retenções e valor líquido.
- Outros arquivos: eventos, arquivos que não são notas e arquivos que não puderam ser lidos, cada um com o motivo.
- Legenda: o que cada coluna e cada total significam.
Conferência dos totais com o XML
Para cada NF-e, a planilha compara os totais que a nota declara no grupo ICMSTot com a soma dos seus itens: valor dos produtos, desconto, frete, seguro, outras despesas, ICMS, ICMS-ST, IPI, PIS e COFINS. Também confere se o valor total da nota bate com a soma dos seus componentes. As contas se baseiam nas regras de validação da NF-e publicadas no Portal Nacional da NF-e.
Quando algo não bate, a coluna “Conferência dos totais” mostra o campo e os dois valores, por exemplo a soma do ICMS dos itens e o ICMS informado no total. É uma informação do próprio arquivo, útil para achar notas que merecem uma segunda olhada; isoladamente, não quer dizer que a nota é inválida. A conferência não recalcula alíquotas nem bases de cálculo e não substitui a escrituração.
Notas canceladas, cartas de correção e outros eventos
O cancelamento de uma NF-e é um evento: um XML à parte (com procEventoNFe ou evento no conteúdo), que a SEFAZ registra depois da autorização. Se o ZIP trouxer o XML do evento de cancelamento com o registro da SEFAZ, a nota aparece como “Cancelada” na tabela e na planilha, fica fora das linhas de total e o DANFE dela sai com a marca “CANCELADA” em diagonal, com o protocolo do evento no alto da folha. O mesmo vale para o cancelamento de uma NFS-e registrado pelo Sistema Nacional NFS-e.
Um pedido de cancelamento sem o retorno da SEFAZ não comprova o cancelamento, e a nota não é marcada. A carta de correção (CC-e) não altera valores e não entra na planilha. Como não consultamos a SEFAZ, uma nota cancelada sem o evento no lote continua como autorizada: para confirmar a situação de uma nota importante, consulte a chave de acesso no portal oficial.
De onde vem o ZIP com os XML
A legislação exige que emitente e destinatário guardem o XML de cada nota pelo prazo da legislação tributária (em regra, cinco anos; confirme o prazo com o seu contador). Por isso os sistemas emissores e os ERPs costumam ter uma opção para exportar os XML de um período num arquivo ZIP, e muitos escritórios contábeis recebem esse arquivo dos clientes todo mês.
Esta página lê esse ZIP como ele vem: com pastas, com um ZIP por mês dentro do ZIP do ano, com os PDFs que alguns sistemas colocam ao lado dos XML (são ignorados, com o motivo) e com os eventos. O download em lote direto da SEFAZ, quando existe, exige certificado digital e não é feito aqui.
Limites e privacidade
Tudo acontece no seu navegador: os XML não são enviados para nenhum servidor, nem para o danfe.pro, e somem quando você fecha a página. Por isso há limites, que protegem a memória do seu aparelho:
- até 2.000 notas, 3.000 arquivos (contando os de dentro do ZIP) e 500 MB por vez (até 1 GB depois de descompactar); para mais, baixe o que ficou pronto e clique em “Recomeçar”;
- até 10 MB por XML;
- a aba de itens da planilha traz até 50.000 linhas (os totais por CFOP contam todos os itens);
- o PDF único junta até 500 notas; acima disso, use o ZIP com um PDF por nota;
- um ZIP dentro do ZIP (por exemplo, um ZIP por mês dentro do ZIP do ano) é aberto, até 200 MB descompactado; um terceiro nível de ZIP e arquivos protegidos por senha não são abertos: extraia-os antes.
Abrir no Excel, no Google Planilhas ou no LibreOffice
O arquivo é um .xlsx comum. Valores, quantidades e datas são números e datas de verdade, prontos para somar, filtrar e montar tabelas dinâmicas; os valores em reais aparecem no formato R$. A chave de acesso, o CNPJ, o CPF, o protocolo, o NCM, o CFOP e o CST ficam como texto, para não perder zeros à esquerda nem virar notação científica. A primeira linha de cada aba fica fixa e com filtro.